Si estás pensando dar de alta una empresa en Estados Unidos, tarde o temprano escucharás hablar del EIN (Employer Identification Number, por sus siglas en inglés). Este número es fundamental para que tu empresa opere legalmente en el país y tiene funciones similares a las de un número de identificación fiscal. Es importante conocer la diferencia entre el EIN y otros números de identificación fiscal, como el ITIN (Individual Taxpayer Number) o el SSN (Social Security Number), ya que cada uno cumple funciones distintas según el tipo de entidad o individuo. En este artículo te explicaremos qué es el EIN, para qué sirve y cómo obtenerlo, y lo más importante, mostrarte cómo luce un EIN legítimo, para que lo sepas reconocer.
Al solicitar el EIN recuerda que, si eres extranjero y no cuentas con ITIN o SSN, el trámite ante el Internal Revenue Service (IRS) se realiza de manera manual vía fax y puede demorar entre 15 y 20 días hábiles obtenerlo.
Definición del número de identificación fiscal (EIN)
El EIN es un número de identificación emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos. Se compone de nueve dígitos y funciona de manera similar al Número de Seguro Social (SSN), pero está destinado exclusivamente a empresas y ciertas entidades legales. El EIN es un tipo de identificación del contribuyente utilizado para fines fiscales, permitiendo identificar a la empresa ante las autoridades tributarias y cumplir con las obligaciones fiscales federales y estatales. La persona que tiene el control de la empresa o entidad es quien debe solicitar el EIN y asumir la responsabilidad fiscal correspondiente.
¿Quién necesita un EIN según el servicio de impuestos internos?
Aunque no todas las empresas están obligadas a tener un EIN, es altamente recomendable obtenerlo. Las siguientes entidades generalmente necesitan un EIN:
- Corporaciones (C-Corp y S-Corp)
- Sociedades de responsabilidad limitada o Limited Liability Companies (LLC) con más de un miembro
- Sociedades anónimas o en comandita
- Negocios que contraten empleados
- Fideicomisos (por ejemplo, fideicomisos para la jubilación o cuentas patrimoniales que requieren identificación fiscal), organizaciones sin fines de lucro y cooperativas
Ten en cuenta que los requisitos para obtener un EIN pueden variar según el estado donde se registre la empresa.
La persona responsable de la entidad debe figurar en la solicitud del EIN.
Si hay cambios en la propiedad de la empresa, puede ser necesario solicitar un nuevo EIN.
¿Para qué sirve el EIN?
El EIN es esencial para diversas actividades comerciales y legales en Estados Unidos. Algunas de sus principales funciones son:
- Declaración de impuestos: El EIN permite a las empresas presentar sus declaraciones fiscales ante el IRS. Es necesario para cumplir con diferentes tipos de impuesto, tanto federales como estatales, incluyendo impuestos sobre los ingresos y el empleo.
- Apertura de cuentas bancarias comerciales: Los bancos exigen el EIN para abrir una cuenta a nombre de la empresa.
- Contratación de empleados: Si tu negocio va a contratar empleados, necesitarás un EIN para gestionar las retenciones de impuestos y el pago de contribuciones. Además, el EIN es indispensable para administrar los impuestos sobre el empleo y la nómina, asegurando el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con los trabajadores.
- Trámites legales: Algunas licencias y permisos comerciales requieren la presentación de un EIN.
- Protección de información personal: El EIN permite separar la identidad fiscal de la empresa de la del propietario, protegiendo el SSN del dueño.
- Registro ante plataformas digitales: Si la plataforma en la que deseas registrar tu empresa hace algún tipo de procesamiento de pagos, donde podemos listarte como ejemplos: Stripe, Amazon, Shopify, entre otros, se te solicitará que ingreses un EIN .
El propósito principal del EIN es la identificación fiscal de la empresa y la gestión de sus obligaciones tributarias. Es importante destacar que el EIN no debe usarse para fines distintos a los fiscales.
Existen diferentes tipos de números de identificación fiscal, conocidos como TIN Taxpayer Identification Number). El término TIN abarca varias formas de identificación, como el EIN y el número de Seguro Social (SSN), pero el EIN es un tipo específico de TIN utilizado para identificar entidades empresariales con fines impositivos.
Al solicitar el EIN, es fundamental registrar correctamente los nombres legales y comerciales de la empresa, ya que estos nombres serán utilizados en todos los trámites fiscales y administrativos.
Diferencias entre EIN y otros números de identificación
En el entorno empresarial de Estados Unidos, es fundamental distinguir entre los diferentes números de identificación que pueden requerirse para cumplir con las obligaciones fiscales y legales. El EIN (Employer Identification Number) es un número de identificación exclusivo que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) asigna a empresas y entidades comerciales. Su función principal es identificar a las empresas ante el IRS para fines de impuestos y control de ingresos.
Por otro lado, el número de Seguro Social (SSN) es un identificador personal que se otorga a ciudadanos y residentes permanentes de EE. UU., y se utiliza principalmente para rastrear ingresos personales, beneficios sociales y obligaciones tributarias individuales. El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) está destinado a personas que no son elegibles para un SSN, pero que igualmente necesitan un número de identificación para cumplir con sus responsabilidades fiscales en Estados Unidos.
Mientras que el SSN y el ITIN están enfocados en la identificación de personas físicas, el EIN es el número de identificación fiscal que permite a las empresas y entidades cumplir con sus obligaciones ante el IRS, gestionar sus impuestos y operar legalmente en el país. Esta diferenciación es clave para evitar confusiones y garantizar que cada entidad o persona utilice el número adecuado según su situación y necesidades.
En este artículo de nuestro blog de negocios, te explicamos cuándo aplicaría un EIN y cuando un ITIN: ITIN o EIN: ¿Cuál necesitas?
Bajo qué formato necesitas solicitar un EIN
Puedes obtener el EIN en varios formatos. Los más conocidos son los tres que te mostramos a continuación.
Formulario SS-4 con el número escrito a mano. El Formulario SS-4 es el formulario oficial que debes completar para solicitar el EIN. Puedes recibirlo de dos maneras: vía fax o correo postal. También tienes la opción de solicitar el EIN en línea a través del sitio web oficial del IRS si cuentas con ITIN o SSN, lo que facilita y agiliza el proceso. Además, existen líneas telefónicas y servicios de atención por teléfono para quienes prefieren solicitar o recuperar el EIN de esta manera.
Los pasos para solicitar el EIN incluyen: completar el Formulario SS-4, enviarlo por fax, correo postal, o a través del sitio web del IRS, o bien llamar por teléfono a la línea de atención del IRS. Debes presentar el Formulario SS-4 la primera vez que solicitas el EIN, mientras que la carta 147C o la CP 575 B se presentan en otras circunstancias, como cuando una entidad te solicita el comprobante del EIN para realizar trámites específicos.
Carta de confirmación 147C. Esta al igual que la anterior, puedes recibirla vía fax o correo postal, y es uno de los formatos que puedes presentar ante alguna entidad que te lo solicite físicamente para realizar algún trámite.
Carta de confirmación CP 575 B: Se obtiene de manera electrónica. Es otro de los formatos que puedes presentar ante alguna entidad que te lo solicite físicamente para realizar algún trámite.
Quisimos mostrarte cómo lucen estos documentos, de manera que los sepas identificar al contratar estos servicios y conozcas los formatos en los que vas a necesitar obtener este documento. En los ejemplos arriba, dejamos los primeros dos dígitos de cada ejemplo, de manera que entiendas que son imágenes editadas – por razones de privacidad – de documentos originales y no quiere decir que corresponden a algún tipo de nomenclatura.
Si te interesa conocer más detalles de cómo se puede obtener este documento siendo extranjero, ya sea que residas dentro o fuera de los Estados Unidos, te invitamos a leer nuestro artículo: Guía Completa para Obtener un EIN desde el Extranjero sin SSN.
Cancelación del EIN
La cancelación del EIN (número de identificación del empleador) es un paso importante cuando una empresa, organización o entidad ya no necesita utilizar su número de identificación fiscal. Esto puede suceder si el negocio cierra, se disuelve o cambia su estructura de tal manera que ya no requiere un EIN. Es fundamental entender que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no cancela automáticamente los números de identificación del empleador; es responsabilidad del contribuyente iniciar este proceso.
Para solicitar la cancelación del EIN, la entidad debe enviar una carta formal al IRS. En esta solicitud, es necesario incluir el nombre y la dirección de la empresa, el número de identificación del empleador (EIN), y la fecha en la que se solicita el cierre de la cuenta. Además, se debe explicar claramente el motivo de la cancelación, como el cierre definitivo del negocio o la disolución de la entidad.
Antes de proceder con la cancelación, es imprescindible asegurarse de que todas las declaraciones de impuestos pendientes hayan sido presentadas y que no existan obligaciones fiscales sin cumplir. El IRS revisará la información proporcionada y podrá solicitar datos adicionales para verificar la identidad y la legitimidad de la solicitud. Solo después de confirmar que todo está en orden, el Servicio de Impuestos Internos procederá a cancelar el número de identificación del empleador y notificará a la entidad sobre la finalización del proceso.
Es recomendable conservar una copia de la carta de cancelación y la notificación recibida del IRS, ya que estos documentos pueden ser necesarios para futuras referencias o auditorías. Recuerda que la cancelación del EIN es un trámite serio y debe realizarse de manera correcta y eficiente para evitar problemas fiscales en el futuro.
Si tienes dudas sobre cómo cancelar un EIN o necesitas orientación sobre tus obligaciones fiscales, lo mejor es consultar con un profesional de impuestos o contactar directamente al IRS. Así te aseguras de cumplir con todos los requisitos y mantener tu historial fiscal en regla.
Consecuencias de no tener un EIN
No contar con un EIN puede limitar gravemente las operaciones y el crecimiento de una empresa en Estados Unidos. Sin este número de identificación, la empresa no podrá abrir cuentas bancarias comerciales, presentar declaraciones de impuestos, contratar empleados ni establecer historial de crédito empresarial. Además, la ausencia de un EIN puede acarrear problemas legales y fiscales, incluyendo multas y sanciones por incumplimiento de las obligaciones tributarias.
El EIN es una herramienta indispensable para que las empresas y entidades cumplan con sus responsabilidades ante el IRS y otras autoridades. No tenerlo puede dificultar la obtención de financiamiento, la formalización de contratos y la expansión del negocio. Por eso, obtener un EIN debe ser uno de los primeros pasos al constituir una empresa, asegurando así el cumplimiento de la ley y el acceso a todas las oportunidades que ofrece el mercado estadounidense.
Conclusión
El EIN es una herramienta esencial para cualquier negocio que desee operar de manera legal y eficiente en Estados Unidos. Facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, protege la información personal del propietario y abre las puertas a oportunidades financieras y comerciales. Si estás considerando internacionalizar tu empresa o iniciar un negocio en Estados Unidos, obtener un EIN debería estar entre tus primeras tareas.
Si tienes dudas sobre cómo solicitar un EIN o necesitas asistencia en el proceso, en Easy Business Solutions podemos ayudarte. Nuestro equipo de expertos está listo para guiarte en cada paso del camino hacia la formalización de tu negocio en Estados Unidos. Contáctanos.
